Birmingham'da bir inşaat boyacısı düşünün. İki yıl kendi adına çalışmış, geçen ay limited şirket kurmuş ve yeni bir site istiyor. Eski sitesinde sadece telefon numarası vardı; şimdi şirket adı, sicil numarası ve adres gibi bilgilerin nereye, hangi biçimde gireceğini bilmiyor. Bu tablo İngiltere'de çok tanıdık, çünkü kuralların bir kısmı şirket hukukundan, bir kısmı e-ticaret düzenlemesinden geliyor.
Aşağıda, resmî kaynaklarda yazanları sırayla ele alıyorum: Companies House'a kayıtlı şirketlerin sitede göstermesi gerekenler, bireysel işletmelerin durumu, VAT numarasının yeri, ICO'nun veri koruma ücreti ve Google yerel aramada adresin rolü. Almanya'daki Impressum mantığıyla karşılaştırmak isterseniz Impressum ve DSGVO yazımıza, genel çerçeve için yurt dışı web sitesi rehberimize bakabilirsiniz.
Limited şirketin sitede göstermesi gerekenler
Trading Standards kurumlarının işletmelere yönelik Business Companion rehberine göre, Companies House'a kayıtlı şirketler iş yazışmalarında, sipariş formlarında ve web sitelerinde şu bilgileri vermek zorunda:
- Şirketin kayıtlı olduğu Birleşik Krallık bölgesi (örneğin İngiltere ve Galler).
- Şirketin sicil numarası.
- Kayıtlı ofisin adresi.
- Şirketin limited şirket olduğu bilgisi.
- Sermayesini açıklıyorsa, ödenmiş sermaye tutarı.
Aynı rehber, tescilli şirket adının da iş yazışmalarında, e-postalarda, faturalarda ve web sitelerinde görünmesi gerektiğini söylüyor. Dayanak olarak Şirketler Yasası 2006 ile 2015 tarihli şirket adı ve ticari bildirim yönetmeliği anılıyor. Yani yukarıdaki boyacı için sitenin alt bilgisinde Companies House'taki adıyla yazılmış şirket unvanı, sicil numarası ve kayıtlı ofis adresi yer almalı.
Kendi adına çalışanlar ve ticari ad
Şirket kurmadan çalışan bir esnaf için kural ticari ada bağlı. Business Companion'a göre kendi soyadıyla (ad veya baş harflerle birlikte) çalışan biri bu kapsama girmiyor; ancak başka bir ticari adla çalışıyorsa (örneğin soyadı yerine bir marka adı) ya da ortakların tüm adlarını kullanmıyorsa sitede sahibin tam adı ile hukuki tebligatın yapılabileceği, ulaşılabilir bir adres yer almalı.
Rehberin verdiği örnek açık: Mr Smith ya da J Smith kapsama girmiyor, Happy Family Bakers girer. Dolayısıyla bir Türk fırını marka adıyla açıldıysa, sahibinin adı ve adresi sitede görünmek durumunda.
Elektronik ticaret düzenlemesinin 6. maddesi
Çevrimiçi hizmet sunan herkes için ikinci bir katman var: Elektronik Ticaret (AB Direktifi) Yönetmeliği 2002, madde 6. Metin, bilgilerin alıcıya ve yetkili kuruma kolay, doğrudan ve kalıcı biçimde erişilebilir olmasını istiyor. Sayılan kalemler şunlar:
- Hizmet sağlayıcının adı.
- Kuruluş adresi (coğrafi adres).
- Hızlı ve doğrudan iletişim kurmayı sağlayan bilgiler; e-posta adresi dahil.
- Kamuya açık bir ticaret veya benzeri sicile kayıtlıysa sicilin adı ve kayıt numarası.
- İzne tabi bir faaliyet varsa ilgili denetim kurumunun bilgileri.
- Düzenlenmiş bir meslek varsa meslek örgütü, unvan ve geçerli kurallara erişim bilgileri.
- Faaliyet katma değer vergisine tabiyse VAT kimlik numarası.
Bu liste, şirket hukukundan gelen listeyle büyük oranda örtüşüyor; bir sitedeki tek bir iletişim ve yasal bilgiler bölümü ikisini birden karşılayabilir. Fark, e-posta adresinin açıkça istenmesi ve VAT numarasının ayrı bir kalem olması.
VAT numarası: sitede ne zaman görünür
Yukarıdaki madde 6'ya göre VAT numarası, faaliyet katma değer vergisine tabiyse isteniyor. GOV.UK'a göre son 12 aylık vergilendirilebilir cironuz 90.000 sterlini (VAT eşiği) aşarsa VAT'a kayıt olmanız gerekiyor. Eşiğin altındaysanız ve isteğe bağlı olarak da kayıt yaptırmadıysanız, gösterecek bir VAT numaranız olmuyor.
Pratikte bu, sitenin yapısını etkiliyor. Cironuz yeni bu sınıra yaklaşıyorsa alt bilgi alanında VAT numarası için bir satır bırakmak ve numara geldiğinde yalnızca metni güncellemek yeterli; sayfayı yeniden tasarlamak gerekmiyor.
ICO ücreti ve gizlilik sayfası
Bilgi Komiserliği Ofisi (ICO), kişisel veri işleyen kuruluşların muaf olmadıkça veri koruma ücreti ödemesi gerektiğini yazıyor. Muafiyet kriterleri ICO'nun kendi sayfasında sayılıyor; hangi gruba girdiğinizi ICO'nun ücret hesaplama aracı (ico.org.uk/fee-checker) gösteriyor. Ücret kademeli ve ICO, Direct Debit ile ödemede 5 sterlin indirim uyguluyor.
Bunun siteyle bağlantısı şu: iletişim formu, rezervasyon sistemi ya da e-bülten kullanan bir site ziyaretçilerin kişisel verisini topluyor. Siteyi tasarlarken gizlilik sayfasını bu akışlara göre yazmak, ICO kaydıyla tutarlı bir tablo veriyor.
Yerel arama: kayıtlı ofis ile çalışma adresi aynı şey değil
Birçok küçük şirketin kayıtlı ofisi muhasebeci ya da şirket kuruluş hizmeti sağlayan bir kurumun adresi olur. Bu adres sitedeki yasal bilgiler bölümüne girer, ama Google Business Profile için aynı sonucu vermez. Google'ın yönergelerine göre profil gerçek, fiziksel bir konum için açılıyor; uzak bir yerdeki posta kutuları kabul edilmiyor, yalnızca posta adresi kiralayan sanal ofisler uygun görülmüyor.
Müşterisinin evine ya da iş yerine giden bir tesisatçı, boyacı veya temizlik firması ise hizmet alanı işletmesi sayılıyor: Google, böyle işletmelerin bir profil açıp adresi gizlemesini ve hizmet bölgesi tanımlamasını söylüyor. Hizmet alanı da yaklaşık iki saatlik sürüş mesafesiyle sınırlı. Böylece sitedeki "Hizmet verdiğimiz bölgeler" bölümü ile profildeki hizmet alanı birbirini tamamlıyor. Yerel görünürlüğün diğer kısımları için Google işletme profili yazımıza göz atın.